Einbeziehen der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess

Frau. Dr. von Hornstein lehrte uns diese Woche in der Vorlesung Organisationsentwicklung wie man seine Mitarbeiter am Besten in einen Veränderungsprozess einbeziehen kann. Wir spielten das Ganze gleich anhand einer Einführung eines ERP-Systems durch und präsentieren hier nun unsere Ergebnisse.

Es gibt insgesamt 4 Phasen:

1. sensibilisieren –> WAS?
   heißt: Beteiligte betroffen machen
   Hierbei haben wir und für ein Gruppengespräch mit den Entscheidungsträgern entschlossen, die dann ihrerseits wieder die Mitarbeiter in ihrer Abteilung über die geplante Änderung aufklären sollen. Generell geht es dabei um den Nutzen bzw. das Ziel, das mit einem solchen Change Prozess erreicht werden soll (in unserem Fall wäre das die Abschaffung der Zettelwirtschaft – also mehr Übersichtlichkeit und weniger Arbeit).
2. aktivieren –> WIE?
   heißt: Betroffene zu Beteiligten machen
   In dieser Phase werden wir einerseits anonyme Fragebögen an die Mitarbeiter verteilen und sie somit befragen, was sie von diesem geplanten Veränderungsprozess halten und andererseits werden wir auch Mitarbeitergespräche führen. Im Vordergrund steht natürlich der Beitrag jedes Einzelnen zum Ganzen. Unter anderem werden wir auch Schulungen und Workshops für die Mitarbeiter anbieten, ganz nach dem Motto: Mittendrin statt nur dabei! Da die meisten zu Beginn eines Veränderungsprozesses meistens skeptisch sind und nicht wissen was auf sie zukommt, wollen wir in dieser Phase alle offenen Gegner miteinbeziehen und Abwartende zu Mitstreitern machen.
3. evaluieren
   heißt: Beteiligte zu Verantwortlichen der eigenen Sache machen
   “Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser” –> In dieser Stufe soll die Veränderung gemessen werden. Natürlich ist Feedback sehr wichtig für uns. Deshalb werden wir hierzu einen anonymen Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit verteilen und somit die Erwartungen der Mitarbeiter mit dem IST-Zustand vergleichen können. Mit dieser Top-Down-Leistungsüberprüfung können wir außerdem das noch vorhandene Problembewusstsein identifizieren.
4. stabilisieren/standardisieren
   heißt: Geprüftes und für gut Befundenes zum Standard machen
   Damit diese Veränderung nun dauerhaft ist und wir nicht wieder in den Status Quo abgleiten, haben wir uns überlegt, dass wir ein Mitarbeiterhandbuch herausgeben, wo sämtliche Änderungen eingetragen werden. Dieses Handbuch kann dann als eine Art Arbeitsplan verwendet werden. Außerdem werden wir für neue bzw. veränderte Prozesse Checklisten erstellen, da viele gerne mit solchen Listen arbeiten.

Somit hoffen wir, dass wir unsere Mitarbeiter richtig in die Einführung des ERP-Systems miteinbezogen haben und sich niemand übergangen fühlt.