Anforderungen an ERP System – Einkauf/Logistik

Die Anforderungen an ein ERP System von Seiten der Abteilung Einkauf/Logistik sind eigentlich “fast” alles Standardfälle, die zum normalen Arbeitsalltag im Einkauf und der Logistik zählen. Zur näheren Beschreibung ist hier eine Liste der muss Kriterien für ein ERP System, um einen idealen und geregelten Arbeitsablauf bzw. Prozesskette zu gewährleisten:

•  Lagerverwaltung
  Ist sicherlich der Kernpunkt eines einzuführenden ERP Systems. Es muss klar ersichtlich sein, welcher Lagerbestand wo und in welcher Anzahl vorhanden ist (nähere Informationen auch unter dem Punkt: Bauteilverfolgung …). Möglichst mit genauer Kennzeichnung der Regalnummer. Ein Echtzeitüberwachungssystem, das vor Mangel an gewissen Bauteilen warnt und hilft, automatisch und effizient eine Neubestellung von Bauteilen zu gewähren.
• Lieferantenverwaltung
  Dieser Punkt ist auch ein Standard in allen gängigen ERP Systemen. Eine einfache und übersichtliche Verwaltung der Lieferanten mit DSS (Deciscion Support System) zur Auswahl der besten Lieferanten zu jedem Zeitpunkt ist auf jeden Fall Vorraussetzung.
• Schnittstellen zu Lieferanten
  Um den vorigen Punkt idealr umzusetzen, ist es nötig, dass unse ERP System direkt in Verbindung mit den Systemen der Lieferanten treten kann, um die oben definierten Anforderungen auch umsetzen zu können. Das kann entweder über den modernen XML Standard funktionieren, die Möglichkeit die Schnittstelle über EDI (Electronic Data Interchange) ist natürlich auch akzeptabel.
• Bauteilverfolgung über Barcode bzw. RFID
  Weiters ist ein wichtiger Bestandteil der Anforderungen, dass ein in Frage kommendes ERP System die Möglichkeit einer Bauteil- bzw. Produkverfolgung ermöglicht, damit man den Weg der einzelnen Bauteile und Baugruppen auch so gut wie möglich verfolgen kann. Als Technologien sind hier Barcode sicherlich derzeitiger Standard, aber in Richtung Zukunft gedacht, wäre sicherlich auch an RFID zu denken. Ist zum jetzigen Zeitpunkt aber vorrangig eine Kostenfrage, da wir ja ein mittelständiges Unternehmen sind und nicht mit Geld um uns werfen können.
• Facilitymanagement
  Als Einkauf/Logistik gehört in unserem Unternehmen auch der Bereich Facilitymanagement zu dem Aufgabenbereich dieser Abteilung. Um auch hier alle Möglichen Anlagen im Auge zu haben, fordern wir von einem ERP System eine sehr ausführliche Ressourcenverwaltung, inklusive einem System zur Verwaltung mit Inventarnummern in Verbindung mit der Buchhaltung (Abschreibungen usw.). Der Zustand der Maschinen sollte auch direkt mit anderen Bereichen des ERP Systems verbunden sein. Zum Beispiel um beim Ausfall einer Maschine, diesen Zustand sofort bei der Kapazitätsplanung bzw. Zeitplanung der Produktion mit einbeziehen zu können.
• Budgetverwaltung – Schnittstelle Buchhaltung
  Um nochmals auf den Einkauf im Speziellen zurück zu kommen. Hier ist natürlich von zentraler Bedeutung, dass eine interne Schnittstelle zur Buchhaltung/Finanz besteht, um Bestellung effizient und Prozessorientiert freigeben zu lassen. Auch ein Budgetüberblick ist für diese Abteilung extrem wichtig, um zu sehen welche Kapazitäten vorhanden sind um “Einkaufen” zu können. Zur rechtlichen Sicherheit darf natürlich der Aspekt eines Schadensersatzes bei nicht korrekter Lieferung nicht vergessen werden, der im Einkaufsbereich inkludiert gehört.
• Erweiterung zu Ressourcenverwaltung – Fuhrpark
  Da wir ja über einen eigenen Fuhrpark verfügen, wäre hier darauf zu achten, dass das Logistiksystem auch diesen Umstand berücksichtigt und ein eigenes Modul dafür bereit stellt. Vor allem auch in Hinsicht des Zustandes des Fuhrparks, eventuelle Reperaturen von Fahrzeugen muss im gesamten System zur Planung von Lieferungen ersichtlich sein.
• Transportproblem – Routenplanung
  Zur effizienten Ausnutzung unserer Logistik, stellen wir die Anforderung, dass das einzuführende ERP System die bestmögliche Route aufgrund der geografischen Lage der Kunden ermitteln kann.
• Schnitstelle zur Produktion
  Zu guter letzt noch die Verbindung zur Produktion. Da auch die interne Logistik von Bauteilen eine große Rolle spielt, müssen Zwischenlagerungszeiten und Transportzeiten zu neuen Fertigungsstufen direkt mit der Produktion verzahnt sein, um einen idealen Prozessablauf zu gewährleisten.

Dies waren nun die wichtigsten MUSS Kriterien für ein in Frage kommendes ERP System. Es gibt sicherlich noch Anmerkungen und Ergänzungen dazu, dies sollte einen ersten Anhaltspunkt darstellen

Case Study: Einkauf

Eines Morgens fährt Herr Hofer, Leiter der Einkauf und Logistik Abteilung von JBBM, gemütlich in sein Büro. Er freut sich schon auf das Wochenende und möchte an diesem Freitag noch alle offenen Angelegenheiten abschließen, um sich dann bei einem Kurzurlaub in Bad Häring ohne Probleme entspannen zu können. Es läuft auch alles perfekt ab, der morgentliche Kaffee ist genossen und die Teamsitzung mit seinen drei Mitarbeitern ging auch ohne gröbere Probleme über die Bühne. Es wird 12:30 und Herr Hofer räumt gerade seinen Schreibtisch auf um auch diese letzte vorgenommene Sache noch zu erledigen, als plötzlich das Telefon klingelt und ein überaus schockierter Produktionsleiter in der Leitung ist. Herr Kehrer erklärt ihm, dass zur Endmontage eines der größten Aufträge seit langem für die Firma Swarovski, genau 178 Sechskantschrauben fehlen und der Liefertermin so nicht eingehalten werden kann. Dieser Liefertermin, heute Freitag um 15:00, wurde aber schon vor über einem Monat verbindlich zugesagt und ist sehr wichtig für JBBM, damit ein so großer Kunde auch gehalten werden kann.

Herr Hofer kann sich nicht erklären warum diese Anzahl an Sechskantschrauben nicht im Lager zu Verfügung steht und setzt sich sofort mit den zwei noch im Büro befindlichen Mitarbeitern zusammen. Frau Mayer, eine sehr verlässliche Mitarbeitern, schlägt vor, sofort zum nächsten Eisenwarenhändler zu fahren und die benötigte Anzahl an Schrauben zu kaufen, dass zumindestens der Termin heute, wenn auch mit kleiner Verspätung, eingehalten werden kann. Dieser Idee wird zugestimmt und wärend sich Frau Mayer auf den Weg macht, kümmern sich Herr Hofer und der zweite Mitarbeiter, Herr Obi Wan Kenobi, darum, wie es überhaupt dazu kommen konnte, dass zu wenige Schrauben auf Lager liegen. Nach ca. einer halben Stunde war das Problem gelüftet, der neue Ferialpraktikant hatte bei seiner Lagerstandskontrolle zwar das Formular zur Nachbestellung ausgefüllt, aber eben dieses Formular kam nie beim Einkauf an, da unter einer ankommenden Lieferung von Ni-roster Stahlbeinen im Lager soz. unterging. Dazu kam noch das Problem, dass von der Produktion tags zuvor 1200 Schrauben zu Endmontage abgeholt wurden und somit sehr viele im Umlauf waren und keiner daran gedacht hatte, welche nach zu bestellen. Wie schon erwähnt handelt es sich um einen überaus großen Auftrag, der auch relativ neu für alle war und somit kam es zu diesem “peinlichen” Problem.

Normalerweise hätte die Produktion in Verbindung mit dem Lagerverantwortlichen klären müssen, wieviel Schrauben genau benötigt werden (mittels Stücklisten) und ob es nötig ist, welche nach zu bestellen. Dieser Nachbestellungauftrag hätte dann zum Einkauf gelangen und dort über eine Ermittlung des günstigsten Lieferanten bestellt werden müssen, um zu gewährleisten, dass am Freitag auch genügend Schrauben zur Endmontage vorhanden sind. Aufgrund der sehr verbreiteten “Zettelwirtschaft” in unserem Unternehmen, kam es hier zu einer Unterbrechung der Prozesskette, die zu einem Stillstand der Endmontage führte und so einiges an Zeit und vor allem Geld kostete. In diesem Fall ging es noch einmal gut aus, da Frau Mayer, verlässlich wie sie ist, innerhalb von 20 Minuten die Sechskantschrauben besorgte und der Liefertermin “nur” mit einer halben Stunde Verspätung erledigt werden konnte.

Anhand dieses Beispiels kann man sehen, wie wichtig es für einen Produktionsbetrieb ist, seine Lagerverwaltung zentral mit allen Stellen zu vernetzen, um so zu garantieren, dass immer die benötigte Menge an Roh- und Hilfsstoffen zu Verfügung steht. Mit der Einführung eines ERP Systems, sollte dieser Prozess genau abgebildet werden und eine Echtzeitverfolgung der Lagerstände möglich sein, die direkt mit dem Bedarf der Produktion abgeglichen wird. Sollte nun der Fall auftreten, dass etwas nachbestellt werden muss, so kann das System das direkt ermitteln und eine Meldung an den verantwortlichen Produktions- bzw. Lagermitarbeiter ausgeben, der dann über das System einen Antrag an den Einkauf stellen kann. Der Einkauf ermittelt dann über eine direkte Verbindung zu seinen Lieferanten, welcher das günstigste Angebot machen kann und entscheidet mit Hilfe eines DSS (Decission Support Systems) welcher Lieferant ausgewählt wird. Dabei ist auch insbesondere auf die Lieferzeiten zu achten, um eine Produktion ohne Stillstandszeiten zu ermöglichen.

Ein wenig zur Logistik …

Neben dem Einkauf ist die Logistik ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich dieser Abteilung. Wir unterscheiden grundsätzlich 2 Arten von Logistik:

• die innerbetriebliche Logistik und
• die außerbetriebliche Logistik.

1. Innerbetriebliche Logistik
   Unter “innerbetrieblich” verstehen wir vorallem die Lagerhaltung von Rohstoffen, Hilfstoffen und weiteren Ressourcen die zur Fertigung unsereres Produktes nötig sind. Dabei ist es wichtig, sehr effizient und kostensparend zu arbeiten, da in der Lagerhaltung sehr viel Einsparungspotenzial liegt. Aus diesem Grund stellt die Lagerhaltung bzw. Lagerverwaltung einen sehr wichtigen Punkt bei der Anschaffung einer ERP-Lösung für uns dar. Denn mit der Einführung eines ERP-Systems sollen die Prozesse der Lagerhaltung und der damit verbundenen Tätigkeiten optimiert werden und in weiterer Folge natürlich durch ein intergriertes Verwaltungssystem einfach und effizient zu bedienen sein. Vor allem in Bezug auf Lagerstände und natürlich der Schnittstelle zum Einkauf um eventuelle Ressourcen zeitgerecht nachzubestellen.

   Ein weiterer Bestandteil der innerbetrieblichen Logistik ist natürlich die Zwischenlagerung der einzelnen Baugruppen (zwischen den Fertigungsstufen) und der termingerechten Anlieferung an die zur Weiterbearbeitung ermittelten Stellen bzw. Maschinen. Die damit verbundenen Prozesse sind in Bezug auf Maschinenstillstandszeiten sehr wichtig, da hier gewährleistet werden muss, dass jede Baugruppe zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist, um Engpässe und Stillstandszeiten zu vermeiden. Auch hier besteht ein Knackpunkt in unseren Anforderungen, den die ERP-Lösung integriert haben muss. Auch in Bezug auf Transferstraßen zur automatisierten Weitergabe von Baugruppen in das Zwischenlager bzw. zu den nächsten Arbeitsschritten in der Fertigung. Hier fällt auch das Stichwort CIM (Computer Integrated Manufacturing), das im Bereich der Logistik wie auch in der Produktion einen großen Stellenwert zur Optimierung des Work Flows einnimmt. Hier sieht man, dass in diesem Bereich die Produktion und die Logistik sehr eng zusammenarbeiten und ein ERP-System diese Schnittstellen zur Verfügung stellen muss, um einen optimalen Arbeitsablauf zwischen den einzelnen Fertigungsstufen zu gewährleisten.

2. Außerbetriebliche Logistik
   Den zweiten Hauptpunkt der Logistik stellt die außerbetriebliche dar, unter der wir vorallem die Lieferung der fertigen Produkte zu den Kunden verstehen. Hier ist auch naheliegend, dass es eine Schnittstelle zum Verkauf/Vertrieb geben muss, um die richtigen Produkte zur richtigen Zeit, an den richtigen Ort zu liefern. Unsere Abteilung besitzt einen kleinen (aber feinen) Fuhrpark, bestehend aus 3 7,5t LKW, 2 VW Kleinbussen und 3 Service PKW’s. Für “normale” Auftragslagen sollte dieser Fuhrpark ausreichen, falls jedoch einmal eine Auslastungsspitze bestehen sollte, haben wir einen Leasingvertrag mit einer Spedition, die uns noch zwei weitere LKW inklusive Fahrer, zu jedem Zeitpunkt im Jahr garantiert. Somit können wir unseren Kunden auch bei der Lieferung einen qualitativ hochwertigen Service bieten. Auch hier muss eine für uns sinnvolle ERP-Lösung ansetzen, um Schnittstellen zu unserer Spedition anzubieten und Auslieferungsrouten bestmöglich zu berechnen (bzw. Schnittstellen zu anderen Programmen zur Verfügung stellen).

   Weiters gehört natürlich auch das Service beim Kunden zur Logistik, für dieses wir 3 Service PKW sowie bei größeren Fällen auch 2 Kleinbusse zur Verfügung haben. Die Vollausgestattet mit Werkzeug und optional auch mit Ersatzteilen zur Reperatur von Tischen vor Ort sind. Wir bieten auch eine Designberatung beim Kunden durch unser Servicepersonal an, das ebenfalls auf die Service PKW’s zurückgreift. Ein weiterer Punkt sind auch unser Auftritte bei Messen im Mitteleuropäischem Raum, für die wir natürlich auch die Logistik benötigen.

Man sieht also, dass die Logistik fast in allen Prozessen im Unternehmen beteiligt ist und somit einen wichtigen Bestandteil darstellt, der auch durch ein ERP-System abgedeckt werden muss. Dies zieht sich von der Produktion über den Verkauf/Vertrieb bis hin zur Finanz/RW um Kostenvoranschläge zu erstellen, Serviceleistungen auch richtig verrechnen zu können usw.

Dies war nun ein kleiner Überblick über den Stellenwert, den die Logistik in unserem Unternehmen spielt.

Bis zum nächsten mal

Ein wenig zum Einkauf …

Der Einkauf stellt den ersten Arbeitsvorgang in einer Produktionskette dar, denn ohne Rohmaterialien, Hilfsstoffe und natürlich die Produktionsmaschinen geht in einem Produktionsbetrieb gar nichts. Hier besteht auch ein großer Knackpunkt im Unternehmen: Da der Verkaufspreis maßgeblich vom Einkaufspreis der Rohmaterialien und Hilfsstoffe abhängt, ist es extrem wichtig, dass der Einkauf hier effizient arbeitet. Das bedeutet in erster Hinsicht gute Verträge mit den für uns “besten” Lieferanten zu schließen um ein Maxiumum mit den uns zur Verfügung stehenden Mitteln zu garantieren (die Preise soweit wie möglich drücken).

Der wichtigste Punkt für uns wäre hier natürlich, möglichst Lieferung on demand, d.h. dass wir die Lagerungskosten von Rohmaterialien so gering wie möglich halten können um dem “Kostenschlucker” Lagerhaltung so gut wie möglich zu entgehen. Und hier muss auch eine für uns in Frage kommende ERP Software ansetzen, die ermöglicht, Rohmaterialbestellungen so zu gewährleisten, dass die Lagerzeiten möglichst gegen Null laufen. Dafür muss es also entsprechende Schnittstellen zu unseren Lieferanten geben, damit die Zeit von der Bestellung des Kunden, bis zur Anlieferung der dafür nötigen Rohstoffe möglichst minimiert wird. Natürlich wird man um eine kurzfristige Lagerung nicht herumkommen, aber durch ausgereifte Distributionsnetzwerke mit unseren Lieferanten sollte das kein Problem darstellen. Auch in Bezug auf eventuelle Lieferungsausfälle muss eine gewisse Gewährleistung durch Zweit- bzw. Drittlieferanten vorhanden sein.

Weiters müssen nicht nur die Rohstoffe, sondern auch alle nötigen Hilfsmittel zur Fertigung immer in ausreichenden Mengen verfügbar sein, was wiederum nur durch ein gutes Ressourcen Management mit Hilfe von effizienten ERP Lösungen möglich ist. Zum Beispiel muss gewährleistet sein, dass immer ein Minimum an 6-Kant Schrauben zur Endmontage auf Lager liegt. Sobald also ein gewisse Menge unterschritten wird, sollte automatisch die Bestellung für weitere Schrauben rausgehen, mit Einberechnung der Lieferzeit usw. Nur als ein Beispiel.

Das waren nun ein paar erste Gedanken zum Einkauf, weitere folgen …

Allgemeines zu Einkauf/Logistik

In jüngster Zeit hat die Bedeutung von Einkauf und Logistik enorm zugenommen. Aufgrund der wirtschaftlichen Entwicklung rücken Einkauf und Logistik in führenden Unternehmen immer stärker zu einem gleichberechtigten Partner der Fachabteilungen auf – vor allem wenn es um Kosteneinsparung oder Qualitätsverbesserung geht. Die Aufgaben dieser Abteilung sind folgende:

• Planen, steuern und disponieren in Einkaufs- und Logistikprozessen
• Einkaufsmarketing durchführen
• Lieferantenbeziehungen gestalten
• Verhandlungen führen
• Verträge abschließen
• Entwickeln und Umsetzen logistischer Konzepte einschließlich strategischer Analysen der logistischen Kette im Unternehmen

Die Leitung dieses Departements übernimmt Bernhard Hofer. Seine Aufgabe ist es also im Besonderen, die Mitarbeiter zu führen und das Team- und Projektmanagement umzusetzen. Mithilfe einer geeigneten Software soll es für ihn vereinfacht werden, das Controlling- und Qualitätsmanagement in Einkauf und Logistik zu realisieren.