Anforderungsprofil der Finanz/RW-Abteilung

Auch seitens der Finanz/RW-Abteilung gibt es gewisse Ansprüche an das neu zu implementierende ERP-System. Die Anforderungen lassen sich grob in 3 große Bereiche einteilen:

• Rechnungswesen – also die eigentliche Finanzbuchhaltung
• Kostenrechnung und Controlling
• Human Ressource

Zum Rechnungswesen:

Die Aufgaben der Buchhaltung wurden in einem früheren Artikel bereits erläutert. Um diese Pflichten effizient und rationell zu erfüllen, sind gewisse technische Erleichterungen von Vorteil. Das ERP-System sollte also folgende Anforderungen erfüllen:

• Debitoren- und Kreditorenverwaltung:
  Um Datenredundanz zu verhindern, müssen sämtliche Daten, die in den einzelnen Abteilungen in das System eingegeben wurden, automatisch auch von der Buchhaltungsabteilung abgerufen werden können.
  Wenn zB vom Verkauf eine Rechnung gestellt wurde, wird diese sofort an die RW-Abteilung weitergeleitet, welche die Rechnung weiter bearbeitet. Hierfür sind natürlich auch die Daten über den Kunden erforderlich. Derselbe Vorgang trifft auch für die Einkaufsabteilung zu.
  Die Debitoren- und Kreditorenverwaltung kann also durch mehrere Abteilungen erfolgen, was den Zuständigen mehr Verantwortung überträgt. Außerdem muss so nicht bei jedem neuen Eintrag eines Lieferanten/Kunden die Rechnungswesenabteilung ins Spiel gebracht werden.
  Natürlich muss die Sicherheit gegeben sein, dass jeder die richtigen und notwendigen Daten eingibt.

• Finanz- und Anlagenbuchhaltung:
  Ziel einer Buchhaltung ist es, dass jederzeit ein Überblick über die Vermögenslage und den Schuldenstand eines Unternehmen gegeben ist. Um dies zu gewährleisten, muss die Buchung sämtlicher Geschäftsvorgänge über das System ablaufen. Man kann dann bei Bedarf in die Konten einsehen und den aktuellen Stand abrufen.
  Auch die Anlagenbuchhaltung muss automatisiert erfolgen.
  Zum Beispiel wird jeder Tagesabschluss der Finanzbuchhaltung übergeben, wo automatisch die Zu- und Abgänge auf den Konten erfasst werden. Dies ermöglicht eine ständige Übersicht über die derzeitigen Stücklisten. Für diesen Prozess sind Schnittstellen zur Produktion und zur Lagerhaltung vonnöten.
  Des Weiteren werden Fehler bei Inventuren praktisch ausgeschlossen, da die Stücklisten digital und automatisch erfasst wurden.

• Zahlungsverkehr und Mahnwesen:
  Wie oben bereits beschrieben wurde, erfolgt jede weitere Bearbeitung eines Ein- bzw. Verkaufs in der Rechnungswesenabteilung. Hier wäre eine Schnittstelle zu unseren Banken von Vorteil, welche es uns ermöglicht, unsere Kontostände und Geldbewegungen auf den Konten zu beobachten und steuern.
  Ist eine Rechnung fällig, soll der jeweilige Sachbearbeiter automatisch eine Meldung bekommen, welche ihn darauf hinweist, die Rechnung jetzt zu bezahlen. Es wäre dann praktisch, diese Zahlung gleich über das ERP-System zu erledigen.
  Auch bei überfälligen Forderungen soll den Sachbearbeiter eine Nachricht erreichen. Dann kann der Mitarbeiter automatisch über das ERP-System eine Mahnung für den Geschäftsfall ausdrucken und versenden bzw. gleich digital versenden.
  Um das Verhalten eines Kunden zu beobachten wären Berichte von Vorteil, welche an den Verkauf/Vertrieb weitergeleitet werden, damit diese Abteilung möglicherweise über das weitere Vorgehen bezüglich dieser speziellen Kunden entscheiden kann.

• Arbeitszeitenerfassung und Lohnverrechnung
  Mittels einer Stempeluhr werden die Arbeitszeiten erfasst und automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet. So können etwaige Überstunden genauestens bei der Lohnverrechnung berücksichtigt werden.

 

• Jahresabschluss
  Auch für den Jahresabschluss soll es eine automatisierte Form der Bearbeitung geben. Wie bereits bei der Anlagenbuchhaltung erwähnt, soll so zum Beispiel die jährliche Inventur durch digitale Stücklisten erleichtert werden.

Zu Kostenrechnung und Controlling

Besonders für diesen Bereich ist eine automatisierte Bearbeitung von größter Wichtigkeit. Sämtliche Kalkulationen, Analysen, Abschlüsse, Erfolgsrechnungen etc sollen in digitaler Form erfolgen.

Zu den Aufgaben der Controlling-Abteilung gehören:

• Kostenartenrechnung
  Kosten werden von den Aufwendungen getrennt und den Abrechnungsperioden in denen sie angefallen sind zugeteilt.

• Kostenstellenrechnung
  Die Kosten werden auf die einzelnen Betriebsbereiche aufgeteilt um festzustellen, wo die Kosten angefallen sind.

• Kostenträgerrechnung
  Die Kostenträgerrechnung steht am Ende der Kostenrechnung und soll die Herkunft der Kosten klären. Die zentrale Aufgabe besteht in der Ermittlung der Herstell- und Selbstkosten.

• Profit-Center-Rechnung
  Durch die PC-Kalkulation können jene Unternehmensbereiche hervorgehoben werden, welche besonders gewinnbringend sind. Es können so die Ergebnisbeiträge der einzelnen Abteilungen beurteilt werden.

• Produktkostenrechnung
  Das Produktkosten-Controlling ermittelt die Kosten, die anfallen, um ein Produkt herzustellen oder eine Leistung zu erbringen. So kann z.B. die untere Preisgrenze für eine profitable Vermarktung eines Produkts ermittelt werden.

• Ergebnis- und Marktsegementrechnung
  Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung analysiert den Erfolg des Unternehmens nach einzelnen Marktsegmenten. Den Erlösen werden pro Marktsegment die entsprechenden Kosten zugerechnet. Ziel der Marktsegmentrechnung ist die Analyse des Ergebnisses aus Sicht des Marktes.

• Prozesskostenrechnung
  Die Prozesskostenrechnung analysiert abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse. Die Ziele des gesamten Unternehmens und die Optimierung der betrieblichen Abläufe stehen hier im Vordergrund. Weiterhin werden die Kosten der Gemeinkostenbereiche transparenter gemacht.

Nachdem die Ergebnisse von unseren Controllern interpretiert und beurteilt wurden, werden die Ergebnisse an die zuständigen Abteilungen über das ERP-System weitergeleitet. Das jeweilige Departement kann dann eigenständig Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen.

Die Berichte die von der Controlling-Abteilung erstellt wurden, sollen außerdem an das Management weitergeleitet werden, damit diese über den aktuellen Stand der Dinge informiert sind und in die Ergebnisse in der Planung berücksichtigen können.
Das ERP-System dient also für die Führungskräfte in gewisser Form also EIS (Führungsinformationssystem).

Case Study – Finanz/RW

In der Abteilung RW/Controlling gibt es viele verschiedene Prozesse, die sich nicht als allgemein gültige Abfolge beschreiben lassen. Voraussetzung bei fast allen Vorgängen ist ein Prozess in einer anderen Abteilung, zu denen Schnittstellen bestehen müssen.
Ich werde nun hier einen Auszug aus den verschiedenen Prozessabläufen, die es in dieser äußerst wichtigen Abteilung gibt, näher beschreiben: 

Schnittstelle Einkauf:
Mit der Abteilung Einkauf und Logistik muss die Buchhaltung jederzeit in Kontakt treten können. Jeder Vorgang in diesem Departement wird an die Buchhaltung weitergeleitet, damit diese den Prozess abschließen kann.
Wenn in der Einkaufsabteilung also eine Bestellung getätigt wird und die Rechnung eintrifft, so geschieht alles Weitere bei uns. Die Rechnung wird verbucht und fristgerecht bezahlt. 

Schnittstelle Produktion:
Die Maschinen, die bei der Produktion unserer Waren benutzt werden, müssen durch unsere Buchhalter natürlich auch verwaltet werden. Dies fällt in den Bereich Anlagenbuchhaltung, wo die genaue Nutzungsdauer jedes Geräts festgelegt wird und ein Teil des Werts der Maschine jährlich abgeschrieben wird. 

Schnittstelle Verkauf:
Die Abteilung Verkauf und Vertrieb ist dafür zuständig, in Kontakt mit dem Kunden zu treten. Sie betreibt Werbung für unsere Produkte und bearbeiten die eingegangen Aufträge unserer Kunden.
Sobald jedoch ein Kaufvertrag abgeschlossen wird und die Rechnung gestellt wird, entsteht eine Verbindlichkeit, die von den Buchhaltern verbucht wird. In weiterer Folge wird der Zahlungseingang beobachtet und bearbeitet. Bleibt die Forderung über längere Zeit aus, so muss gemahnt werden, was ebenfalls von der Buchhaltung übernommen wird. 

Lohnverrechnung:
Für die Lohnverrechnung benötigen wir eine Schnittstelle zu allen Abteilungen. Die Produktion legt zum Beispiel Arbeitspläne fest, über den aktuellen Stand der geleisteten Arbeitsstunden und eventuelle Überstunden wird der Abteilungsleiter durch die Lohnverrechnung informiert, um so gegebenenfalls Zeitausgleich zu berücksichtigen.

Schnittstelle zur Geschäftsleitung:
Nachdem das Controlling verschiedene Analysen und Kalkulationen über den Ist-Zustand des Unternehmens durchgeführt und den Soll-Zustand ermittelt hat, werden die Ergebnisse an die Geschäftleitung weitergegeben, damit diese die Resultate in die strategische Planung wieder einbeziehen können.

Dies ist nur ein kurzer Einblick in das Tagesgeschäft der Abteilung Rechnungswesen/Controlling. Wie man erkennen kann liegt das Geheimnis einer funktionierenden Buchhaltung und Beratertätigkeit darin, das „Material“ automatisch zu erhalten. Eine Zettelwirtschaft, wie sie momentan bei JBBM vorherrscht, verlangsamt den Prozess enorm und es müssen daher unbedingt Maßnahmen ergriffen werden.

Allgemeines zur Finanzabteilung

Die Finanzabteilung besteht aus Rechnungswesen und Controlling und ist in jedem Betrieb eine der wichtigsten Abteilungen. Bei JBBM wird die Finanzabteilung von Julia Knapp geleitet. Im Prinzip lassen sich die Aufgaben ihrer Mitarbeiter folgendermaßen zusammenfassen: Verwaltung, Planung, Organisation und Kontrolle.

Damit die Buchhalter und Controller ihre Arbeit erledigen können benötigen sie gewisse Informationen, welche sie von den anderen Abteilungen des Betriebes erhalten. Eine automatisierte Kommunikation bzw. Weiterleitung von Daten ist also besonders für diese Abteilung von größter Wichtigkeit.

Sämtliche Geschäftsprozesse des Unternehmens, zB von der Lohnverrechnung über die Lagerbuchhaltung zu Mahnwesen, landen in der Buchhaltung. Die Aufgaben der Buchhaltung sind also im Allgemeinen folgende:

• Prüfung und Verbuchung sämtlicher Geschäftsprozesse
• Dokumentation von Güter- und Geldbewegungen
• Überwachung der Vermögens- und Schuldenstände
• Berechnung der Steuerbelastung
• Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse des Unternehmens
• Informationen für interne und externe Adressaten liefern, zB Geschäftsleitung oder Banken
• Bereitstellung von Basisinformationen für die Kostenrechnung

Das Controlling kann als eine bereichsübergreifende Funktion im Unternehmen verstanden werden, die die Steuerung des Unternehmens unterstützt. Der Controlling-Prozess lässt sich so beschreiben:

• Informationen aus den verschiedenen Abteilungen sammeln
• Anhand dieser Informationen aktuelle Unternehmenssituation analysieren und zugleich Soll-Zustand definieren
• Ziele zur Verbesserung der aktuellen Lage des Betriebes setzen
• Maßnahmen zur Erreichung der Ziele festlegen
• Pläne ausarbeiten, welche der Unternehmensführung vorgelegt werden
• Umsetzung der bewilligten Pläne laufend kontrollieren
• Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen veranlassen
• Abweichungen analysieren und die Ursachen feststellen

Mit allen wichtigen Bereichen des Unternehmens stehen unsere Controller und Buchhalter in engstem Kontakt – Unternehmensleitung, Verkauf/Vertrieb, Einkauf/Logistik, Personalabteilung, mit den Bereichen also, in denen Planungen entworfen werden bzw. in denen die dafür notwendigen Informationen zu beschaffen sind. Eine effiziente Kommunikation mit allen Abteilungen ist also wichtig.