Produktion – Die Anforderungen

Die Anforderungen der Produktion richten sich einmal primär an den generellen Anforderungen aus, auf die hier nicht noch einmal explizit eingegangen wird.

Jedoch möchte hier gesagt werden, dass folgende zwei Anforderungen besonders in die Produktion hineinfließen und darum auch näher behandelt werden:

• funktionaler Abdeckungsbereich
• Branchenkompetenz des Anbieters

1. funktionaler Abdeckungsbereich

Um diesen zu durchleuchten beginnen wir am Anfang einer jeder Produktion, nämlich der Planung. Diese setzt sich zusammen aus der Planung neuer Tischvarianten sowie dem Festlegen der benötigten entsprechende Materialien (siehe Strukturbaum bzw. Stückliste und TVN). Das heißt für unsere ERP-System, dass es einerseits möglich sein muss die generellen Daten (= Aufbau des Produkts) der Planung – darunter fällt eben unter anderem die Stücklisten sowie der Strukturbaum – zu speichern. Andererseits möchten wir natürlich sämtliche spezifische Daten der von uns zusammengestellten Tische speichern. Darunter fallen zB:

• Materialien
• Rohstoffe
• Hilfsmittel sowie -stoffe
• Zukaufteile (Schrauben etc.)

Hierbei schneiden wir auch schon die 1.Schnittstelle an, denn die Festlegung des Komponentenbedarf entsteht in der Planung, wird aber logischerweise vom Einkauf dann bei einem entsprechendem Lieferanten besorgt. Das heißt für uns, dass auch das Abspeichern von Lieferanten (mit sämtlichen Daten und Konditionen, sowie was bei wem eingekauft worden ist) ein Muss darstellt. Außerdem muss hierbei die Kommunikation stimmen, d.h. sollte ein Auftrag beim Vertrieb eingehen, muss dieser die Produktion bzw. auch gleich den Einkauf benachrichtigen, damit in weiterer Folge die gebrauchten Komponenten beschaffen werden sowie die Fertigung veranlasst wird.

Die Planung hinter uns gelassen folgt als nächstes die Arbeitsvorbereitung. Diese spielt dann wie eben erklärt eine wichtige Rolle im Zusammenspiel mit dem Vertrieb, denn hier wird genau berechnet wie viel von was gebraucht wird. Dh für unser ERP-System, dass sämtliche Parameter hier berechnet werden können sowie der Einkaufsabteilung kommuniziert wird. Die zweite wichtige Aufgabe, welche der Arbeitsvorbereitung unterliegt ist das Erstellen der Arbeitspläne. Diese beantwortet die Fragen Wer macht Wann Was -> Somit wird geplant welche Arbeitskraft an welcher Maschine zu welchem Zeitpunkt und über welche Zeitdauer welches Teil bzw. welche Baugruppe produziert.

D.h. wiederum für unser ERP-System, dass es folgendes speichern bzw. abarbeiten muss:

• sämtliche Daten des Personals (angefangen von persönlichen Daten bis hin zu den anwesenden Zeiten, Urlaub etc.)
• sämtliche Daten bzgl unserer Maschinen (Kapazität, Auslastung, frei/nicht frei, Einsatzzeiten)
• das Abbilden der Arbeitspläne, d.h. die Kombination des Personals und der Maschinen

Diese Daten entsprechen den SOLL-Daten, wann etwas zu geschehen hat, aber wie das nun mal in der Privatwirtschaft ist, weicht das IST immer wieder vom SOLL ab. Dieses IST bzw. der aktuelle Stand der Produktion eines Tisches bzw. eines derartigen Auftrags soll natürlich auch von unserem ERP-System dokumentiert werden, damit gegenüber dem Kunden jederzeit Auskunft gegeben werden kann, wie weit sein Auftrag bis jetzt abgearbeitet worden ist.

Für ein Produktions-Controlling wäre es natürlich auch von Vorteil diese SOLL-IST-Unterschiede in eine Art Executive Information System zu integrieren, mit welchem der Führungskraft möglich ist, die (was wir nicht hoffen) wiederkehrenden Fehler bzw. die Stellen wo Fehler in Form von Stehzeiten zu identifizieren und zu evaluieren, warum diese auftreten.

Nach der erfolgreichen Produktion, die natürlich ständig mit dem Einkauf bzgl. Beschaffung von Hilfsstoffe, Werkzeuge etc. in Verbindung steht, erfolgt die Qualitätssicherung. Diese Institution ist dazu da um unsere Produkte nach der Fertigung auf Herz und Nieren zu überprüfen und mehr oder weniger das OK über die Qualität und somit der Verkaufseignung abgeben. Auch dieser Punkt sollte in unserem ERP-System Einzug finden. Außerdem sollten ebenfalls die Fehler bzw. Qualitätsmängel der Ausschusswaren dokumentiert und aufbereitet werden. Diese Informationen können dann wiederum in die Produktion einfließen, damit derartige Mängel in Zukunft so gut wie möglich ausgeschlossen werden.

Mit dem OK der Qualitätssicherung soll auch dem Vertrieb die Fertigstellung des bzw. der Produkt(e) kommuniziert werden, damit dieser den Kunden kontaktieren kann.

Das ERP-System sollte zu den einzelnen Produkten auch eine entsprechende Durchschnittsproduktionszeit aufnehmen können, damit der Vertrieb im Vorhinein schon dem Kunden eine voranschlägige Zeitdauer nennen kann.

Auf die Schnittstellen zum HRM sowie der Buchhaltung bezüglich der Arbeitskräfte und auch der Maschinen wird hier nicht näher darauf eingegangen, da dies als selbstverständlich verstanden wird.

2. Die Branchenkompetenz des Anbieters

Da es sich ja in unserem Fall um ein mittelständiges Produktionsunternehmen handelt, benötigen wir natürlich spezifische Software zugeschneidert eben auf ein derartiges Unternehmen und nicht auf Handel, Government oder ähnliches. Diese Aussage lässt sich durch die bereits oben erwähnten Anforderungen, die ja sehr viele Daten rund um die Produktionsfaktoren (Mensch, Maschine, Materialien) beinhalten, noch einmal unterstreichen, denn diesen Bedarf kann nur durch Branchenkenntnis sowie -erfahrung decken. Tja darum sei dieser Punkt noch einmal extra unterstrichen und für unsere weitere Vorgehensweise in Hinblick auf eine Vorselektion im Hinterkopf behalten werden.

Produktion – Case Study

Tja wie bereits eingangs des Projekts erwähnt ist unsere Produktionsabteilung mit mehreren Aufgaben betraut, welche sich am besten durch folgende Stichworte beschreiben lässt:

• Planung / Arbeitsvorbereitung
• Fertigung
• Montage
• Qualitätssicherung

Das heißt, dass bereits Abteilungsintern ein großes Maß an Abstimmung, Koordination und vor allem Kommunikation stattfinden muss, um einen reibungslosen Produktionsprozess zu gewährleisten. Doch was passiert jetzt in den einzelnen Abteilungen.
Planung / Arbeitsvorbereitung
Wie der Name schon vermuten lässt, werden hier Produkte geplant und theoretisch erschaffen.
Sämtliche Berechnungen, ob ein Tisch stabil sein wird und wie viel Last er tragen kann passiert genau in dieser Abteilungen. Aber auch die bereits beschriebenen Strukturbäume, Stücklisten und Teileverwendungsnachweise haben hier ihren Ursprung.
Die Arbeitsvorbereitung könnte man eigentlich als eigene Abteilung sehen. Hier werden die Arbeitsabläufe genaustens geplant. Das heißt es wird primär die menschliche und die maschinelle Ressource auf die zeitliche abgestimmt, sprich es wird eingeteilt welche Produktionskraft an welcher Maschine wann arbeitet. Weiters werden hier auch sämtliche Produktionsbedarfe ermittelt und in Zusammenarbeit mit deim Einkauf besorgt. Dabei seien nicht nur die Produktionsmittel in Form von Rohstoffen angesprochen, sondern viel mehr auch Hilfsmittel und -stoffe wie Werkzeuge, Kühlschmiermittel und sonstige Stoffe, welche eine Produktion bedarf. Vor allem hier ist der Einsatz von einem ERP-System sehr gefragt, da damit eine erhoffte Vereinfachung der Erarbeitung von Einsatz- bzw. Arbeitspläne wie auch eine deutliche Verbesserung der Kommunikation mit der Einkaufsabteilung angepeilt wird.
Fertigung
Die Fertigung kann als Kernstück der Produktion gesehen werden. Hier werden sämtliche Einzelteile sowie Baugruppen produziert und zwar nach den Plänen, welche in der Planung entstanden sind sowie nach der zeitlichen Abfolge, welche durch die Arbeitsvorbereitung getroffen wurde. Die Pläne der Einzelteile sowie die Rohstoffe und Hilfsmaterialien sind die Voraussetzung für diese Abteilung, d.h. man ist sehr auf die vorangegangenen Arbeitsschritte der Abteilungen angewiesen. Die Produktion selbst wird von unseren erfahrenen Mitarbeitern an den Maschinen durchgeführt.
Montage
Dieser Teil der Produktion wird intern humorvoll als Lego-Abteilung bezeichnet, denn hier werden sämtliche produzierten Einzelteile wie auch Baugruppen zu Baugruppen bzw. dann zum Endprodukt wie Lego-Steine zusammenschraubt, geklebt oder geschweißt – je nach Bedarf und Beschaffenheit. Eine zeitliche Abstimmung mit der Fertigung ist unabdinglich, da ja nur dann montiert / zusammengebaut werden kann, wenn die Teile bzw. Baugruppen fertig sind. Das heißt auch für diesen Teil der Produktion muss die Arbeitsvorbereitung entsprechende Zeiten festlegen und abstimmen mit der Fertigung.
Qualitätssicherung
Ein Muss für unsere Firma ist natürlich die Qualitätssicherung. Da wir unseren Kunden qualitativ hochwertige Endprodukte zur Verfügung stellen möchten, werden diese hier noch einmal auf sämtliche Toleranzen geprüft. Geprüft wird zB:

• Nutzlast
• Ebenheit der Tischplatte
• Standfestigkeit / Wackeln des Tisches
• sämtliche Maße angefangen bei den Tischfüßen bis hin zur Platte
• Parallelität

Nur mit dem entsprechenden Gütesiegel unserer Qualitätssicherung können die Erzeugnisse erst vertrieben werden. Auch hier ist natürlich wieder ein großes Maß an Abstimmung mit den vorangegangenen Arbeitsschritten von Nöten, um einen möglichst rascher Produktionsablauf zu gewährleisten.

Sind unsere Produkte dann erfolgreich durch die Qualitätssicherung gegangen, kann erst der Vertrieb den Kundenaufträgen nachkommen und die entsprechenden Möbel zustellen. Das heißt auch hier ist wieder abteilungsübergreifende Kommunikation nötig. Diese soll durch ein ERP-System noch effizienter werden und Zwischenlagerzeiten verkürzen.

Strukturbaum (nach FSt.) grafisch aufbereitet

Nun ist der grafisch aufbereitete Strukturbaum online und hier downloadbar:

(Strukturbaum)

Produktion – Die Daten & das Produkt

Wie bereits in unserem Firmenprofil präsentiert ist unser mittelständiger Produktionsbetrieb ein Designermöbelhersteller, der sich auf die Produktion und den Vertrieb von Designertischen spezialisiert hat. Betrachtet man nun die Aufgaben der Produktion, so muss diese u.a. dem Einkauf Daten zur Verfügung stellen in Bezug auf die nötigen Rohstoffe, Hilfsmaterialien, Hilfsstoffe sowie Standardteile. Diese Daten sind entweder auftragsspezifisch oder auftragsneutral:

Auftragsneutrale Daten wären zum Beispiel:

1. Welche Hilfsstoffe (Schmiermittel, Maschinenöl etc) werden benötigt?
2. Welche (neuen) Werkzeuge bzw. Maschinen werden gebraucht?
3. Grundbestand an Rohstoffen

Nun kommen wir aber zu den für uns relevanten und daher unserer Meinung nach etwas wichtigeren Daten, nämlich den auftragsspezifischen. (Dazu möchte ich nochmals ins Gedächtnis rufen, dass wir Produktion on demand betreiben, d.h. wir produzieren nicht munter vor uns hin, sondern warten bis Aufträge bei uns eingelangt sind):

1. Welche Ressourcen werden für den/die Auftrag/Aufträge benötigt? –> Dabei sind natürlich nicht nur die Materialen (Holz, Stahl, Standardteile wie Schrauben etc.) sondern auch die menschliche Ressource, sprich Arbeitskräfte. D.h. im Klartext die entsprechende Anzahl an Personen (notwendig einerseits für die Erstellung von Arbeitsplänen, andererseits auch wichtig für die Lohnabrechnung in Hinblick HRM)
2. Wie weit ist die Produktion eines Auftrages fortgeschritten? –> Diese Daten sind für die Produktion wie auch für das restliche Unternehmen sehr wichtig, da wir immer den (aktuellen) Istzustand der einzelnen Aufträge abfragen können und somit anderen Abteilungen bzw. auch unserem Kunden ständig über den Progress bzw. Produktionsfortschritt Auskunft geben können.
3. Maschineneinsatz-, Maschinenstillstand- sowie Maschinenrüstzeiten, um eine entsprechende (mögliche) Optimierung durchzuführen.
4. Maschinenkerndaten: Wie viele Stunden darf / kann Maschine durchgehend im Einsatz bleiben.
5. Wie verläuft der Produktions-Workflow bzw. welche Schritte sind von der Einzelteilproduktion bis hin zur Qualitätssicherung von Nöten mit entsprechenden Planzeiten (Sollzeiten entsprechend unseren Erfahrungen).
6. Wann und wo welches zwischengelagerte Zwischenprodukt (Einzelteil oder Baugruppe) benötigit wird in Hinblick Montage bzw. auch Qualitätssicherung.

Hinsichtlich der Daten bzgl unseres Produkts, stellt die Produktion den Aufbau unserer Designertische zur Verfügung und zwar in 3 Formen:

1. Strukturbäume
2. Stücklisten
3. Teileverwendungsnachweise

Bevor wir nun auf die einzelnen Elemente eingehen, wird an dieser Stelle die Definition / Benennung unserer Einzelteile bzw. Baugruppen vorgenommen: (Definition unseres Produktes)

1.Strukturbäume

können als grafische Aufarbeitung der Zusammensetzung unseres Produktes verstanden werden. Die grafischen Aufbereitung dient wiederrum dem einfacheren Verständnis des Aufbaus unseres Produktes. Es gibt 3 Arten von Strukturbäumen (nach Fertigungs-, Disposition und Auflösungsstufen), zum Beschreiben der Einzelteile haben wir den Strukturbaum nach Fertigungsstufen grafisch aufgearbeitet (Strukturbaum nach Fertigungsstufen), aber auch symbolisch alle 3 erledigt.

(unser Produkt als Strukturbaum)

2.Stücklisten

Stücklisten sind wie der Name schon sagt eine listenartige Aufzählung der Bestandteile (+ der entsprechenden Anzahl) des Produktes bzw. einer Baugruppe. Es wird analytisch vorgegangen, weil man das Endprodukt bzw. eine Baugruppe in seine Einzelteile zerlegt. Hierbei unterscheidet man wiederum 3 Arten:

1. Baukastenstückliste (geht nur auf die nächste tiefere Ebene der Bestandteile im Strukturbaum ein)
2. Strukturstückliste (Hier werden die Bestandteile nach den Fertigungsstufen des Strukturbaums gegliedert)
3. Mengenübersichtsstückliste (ist eine komplette Aufstellung der Bestandteile unseres Endproduktes)

(die Stücklisten zu unserem Produkt)

3. Teileverwendungsnachweise

Im Gegensatz zur Stückliste ist die Denkweise der Teileverwendungsnachweise eine synthetische, d.h. man geht von einem Einzelteil bzw. einer Baugruppe aus und überlegt in welche übergeordnetn Elemente dieses Teil in welcher Anzahl eingeht. Man unterscheidet wiederum die selben 3 Arten:

1. Baukastenteileverwendungsnachweise
2. Strukturteileverwendungsnachweise
3. Mengenübersichtsteileverwendungsnachweise

(die Teileverwendungsnachweise zu unserem Produkt)

So das war jetzt ein kurzer Ausflug einerseits in die Welt der Daten und unseres Produktes.

Produktion – Die Aufgaben

Wie in unserem Firmenprofil ersichtlich, besteht der Produktionsvorgang aus mehreren Teileinheiten, die in einer großen Firma wohl alles eigene Abteilungen darstellen würden. Jedoch ist unsere Firma ein mittelständiges Unternehmen, wo diese Einzelabteilungen unter der Dachabteilung Produktion zusammengefasst sind. Zusätzlich ist zu sagen, dass die Produktion den Großteil unserer Mitarbeiter beschäftigt. Diese Einzelabteilungen sind:

1. Fertigung
   • Hier werden alle Einzelteile bzw. Baugruppen gefertigt, d.h. an den einzelnen Maschinen produziert.
2. Montage
   • Die gefertigten Einzelteile werden zu Baugruppen bzw. die Einzelteile und die Baugruppen werden zum Endprodukt montiert.
3. Qualtitätssicherung
   • Wir produzieren qualitativ hochwertige Designermöbel und möchten dabei unseren Kunden ein (so gut wie möglich) einwandfreies Endprodukt zur Verfügung stellen, daher können wir auf eine Qualitätssicherung nicht verzichten. Sie stellt sicher, ob unser Endprodukt unseren strengen Qualtitätsregeln bzw Normen entspricht und bestimmt Ausschussware.

Nun zu den Aufgaben der einzelnen Abteilungen:

1. Fertigung
   • Kontakt mit Einkauf / Logistik bzgl Rohmaterialien bzw. Hilfsmittel und -stoffe (Schrauben, Kühlschmiermittel etc.)
   • Fertigen der Einzelteile bzw. Baugruppen
   • Veranlassen der Zwischenlagerung der gefertigten Teile (sofern notwendig)
2. Montage
   • Kontakt zu Einkauf / Logistik bzgl. zwischengelagerte Einzelteile bzw. Baugruppen
   • Montieren bzw. Zusammenbau der einzelnen Einzelteile zu Baugruppen bzw. Baugruppen und/oder Einzelteile zum Endprodukt –> siehe Einteilung Teil-/Fertigmontage im Produktions-Workflow
   • Veranlassen der Zwischenlagerung der montierten Baugruppen bzw. des fertigmontierten Endproduktes (sofern notwendig)
3. Qualitätssicherung
   • Kontakt zu Einkauf / Logistik bzgl. zwischengelagerte Endprodukte (sofern notwendig)
   • Durchführen der Qualtitätssicherung an den Endprodukten um diese in Gutware bzw. Ausschuss einzuteilen.
   • Veranlassen der Zwischenlagerung der abgenommenen Endprodukte (Gutware) bzw. Veranlassen von Wiederverwertung von Einzelteilen/Baugruppen von Ausschusswerkstücken bzw. Entsorgung
4. Produktion generell
   • Daten bzgl. Aufbau (Strukturbäume, Stücklisten bzw. Teileverwendungsnachweise) dem Einkauf zur Verfügung stellen, damit dieser die entsprechenden Mengen (an Hilfsmittel / -stoffe) einkaufen kann.
   • Daten bzgl. der Produktionsdauer in Abstimmung mit dem aktuellem Personalstand
   • Daten bzgl. der Auftrags(zwischen)stände
   • Gewährung der Arbeitsplatzsicherheit für unsere Mitarbeiter
   • Durchführung der Produktion (Fertigung, Montage, Qualitätssicherung) unserer Designermöbel, wobei anzumerken ist, dass wir sämtliche Einzelteile selbst herstellen und nur normierte Teile wie Schrauben zugekauft werden. (In Hinblick der Frage Make or Buy?)
   • Fristgerechte Fertigstellung unserer Produkte
   • Produktion auf neuesten Stand (CNC-Maschinen, sowohl Fräs- wie Dreh-, bzw. teilweises CIM), um Qualität, Maßgenauigkeit und kurze Produktionszeiten zu gewährleisten
   • Verkauf / Vertrieb bescheidgeben sobald Aufträge komplett abgewickelt sind, da dieser den Kontakt zum Kunden wahrnimmt.
   • Mit Hilfe des ERP Systems den Produktions-Workflow derart optimieren, dass sowohl Maschinenstillstandzeiten sowie (Zwischen-)Lagerzeiten minimiert werden.

Das war ein kurzer Einblick in die wesentlichsten Aufgaben unserer Produktionsabteilung.