Anforderungsanalyse Vertrieb

VERTRIEB

STAMMDATEN:

Die Stammdaten enthalten alle wichtigen Informationen zu Betrieben, Lieferanten und Kunden sowie über die zu bewirtschaftenden Artikel einschließlich Preisfindung und Zeitsteuerung. Die Daten werden als Stammsätze im System hinterlegt. Eine konsequente Pflege der Stammdaten reduziert den Bearbeitungsaufwand von Vorgängen erheblich, weil das System die Stammdaten dann automatisch in den entsprechenden Feldern der betriebswirtschaftlichen Transaktionen vorschlagen kann.

• Geschäftspartner
  Geschäftspartner sind Lieferanten und Kunden.
  Im Lieferantenstamm sind Informationen über Lieferanten (Kreditoren) abgelegt. Typische Kreditorendaten sind Name und Anschrift des Lieferanten, die von ihm verwendete Währung sowie die Lieferantennummer.
  Zu jedem Kunden können Stammdaten gepflegt werden. Dazu gehören allgemeine Daten, wie z.B. die Anschrift, Vertriebsdaten, wie z.B. Abteilungen, Warengruppen und Abladestellen, sowie Buchhaltungsdaten, wie z.B. die Bankverbindung.

• Interessenten
• Ansprechpartner
• Vertriebspartner
• Spediteure
• Vertriebsbeauftragte
• Wettbewerber

• Produkte
  Der Artikelstamm enthält Einzelheiten über Artikel, die ein Unternehmen einkauft, verkauft oder eigenfertigt. So sind beispielsweise Daten wie die Mengeneinheit und die Beschreibung des Artikels Bestandteil eines Artikelstammsatzes. Alle SAP-Komponenten greifen auf diese zentral gespeicherten Artikeldaten zu.
  • Material
  • Cross-Selling
  • Sortiment
  • Stücklisten

• Konditionen
  Die Konditionen enthalten Vereinbarungen, die zur Preisfindung auf der Einkaufs- und der Verkaufsseite dienen.

• Absprachen
  • Kataloge
  • Bonusabsprachen
  • Verkaufsaktionen

VERTRIEBSUNTERSTÜTZUNG:

Neue Kunden zu gewinnen und bestehende auszubauen, ist für den Unternehmenserfolg entscheidend. Hierfür sind Beratungs- und Lösungskompetenz sowie Kreativität und Flexibilität in der Lösungsfindung unerlässlich.

• Aktionen
• Kontakte
• Potentialanalyse
• Umfeld

VERKAUF:

Der Verkauf deckt den gesamten Verkaufsprozess von der Angebotserstellung für Kunden und Interessenten über die Rechnungsstellung, das Erstellen geparkter Belege bis hin zum Drucken ab.

• Anfrage
• Angebot
• Auftrag
• Lieferplan

VERSAND & TRANSPORT:

• Auslieferung
• Kommissionierung (Transportaufträge)
• Verpacken
• Laden
• Transport
• Buchung Warenausgang
• Lieferempfangsbestätigung
• Fakturierung

FAKTURIERUNG:

Die Fakturierung ist in die Organisationsstrukturen eingebettet. Die Vorgänge der Fakturierung können also jeweils einer Verkaufsorganisation, einem Vertriebsweg und einer Sparte zugeordnet sein. Durch den Anschluss an die Finanzbuchhaltung sind hier auch die Organisationsstrukturen der Buchhaltung (d.h. die Buchungskreise sowie die Zuordnung der Verkaufsorganisationen zu den Buchungskreisen) von Bedeutung.

• Faktura
• Rechnungsliste
• Bonus

AUSSENHANDEL/ZOLL:

Die steigende Globalisierung der Märkte und die ständig zunehmende Komplexität der Unternehmensstrukturen erhöhen die Bedeutung einer effizienten Abwicklung aller Außenhandelsgeschäfte. Die Komponente Außenhandel/Zoll ist das Werkzeug, mit dem man die internationale Wettbewerbsposition ausbauen kann. Dadurch ist man für die zukünftige Entwicklung im Außenhandelsgeschäft gerüstet.

• Verbote und Beschränkungen
• Zolldaten

Case-Study: typischer Verkaufsprozess

Um die Abläufe in der Verkaufsabteilung etwas näher darzustellen, finden Sie hier kurz den Verlauf eines typischen Verkaufsprozesses:

1. Anfrageeingang
   Der Kunde stellt eine Anfrage über ein bestimmtes Produkt (in unserem Fall Designertische), welche unter anderem die Menge enthält.
2. Angebot stellen
   Aufgrund der Anfrage definiert die Verkaufsabteilung nun ein Angebot, zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen die Ware wann geliefert werden kann.
3. Bestellungseingang (Kundenauftrag)
   Im Falle, dass das Angebot ausgewählt wird, erhalten wir nun die Bestellung des Kunden. Hier besteht eine Schnittstelle mit der Einkauf/Logistik-Abteilung, ob die Ware bzw. die benötigten Materialien auch auf Lager sind. Wenn nicht, wird mit Hilfe des ERP-Systems realisiert, dass eine automatische Bestellung abgeschickt wird (= Beschaffung).

Nach diesem Schritt kommt die Produktionsabteilung ins Spiel. Diese muss bis zum vereinbarten Termin das Produkt fertigen.

4. Kommissionierung/Verpackung/Auslieferung
   Nun wird die Lieferung kommissioniert (zusammengestellt), verpackt und ausgeliefert. Hier besteht wiederum eine Schnittstelle mit der Logistik-Abteilung, die sich um den Versand der Ware kümmert.
5. Fakturierung
   Hierbei handelt es sich um den Rechnungsausgang, wo wiederum eine Schnittstelle zum Einsatz kommt: und zwar die Rechnungswesen-Abteilung. Diese übermittelt dem Kunden die Rechnung
6. Zahlungseingang
   Um den Vertriebsprozess zu vervollständigen, steht an letzter Stelle der Zahlungseingang – den natürlich ebenfalls die RW-Abteilung bearbeitet.

Wie man sieht, ist dieser Prozess ohne ERP-System sehr umständlich und zeitaufwändig. Mit der Einführung eines ERP-Systems lassen sich alle Prozesse automatisieren und es dürfte nicht mehr zu Versäumnissen (z.B. bestimmte Materialen nicht auf Lager, aufgrund von verschlampften Bestellformularen…) kommen. Dies bedeutet ebenfalls eine Erleichterung für alle Mitarbeiter.

Ein wenig zum Verkauf…

Der Verkauf ist der zentrale Knotenpunkt in einem Unternehmen. Über ihn läuft sämtliche Kommunikation zwischen den Abteilungen sowie zwischen Kunden und Lieferanten ab. Durch diese Fülle an Informationen fällt es dem Verkauf leicht, mit Kunden und Lieferanten die bestmöglichsten Liefer- bzw. Zahlungsbedingungen zu vereinbaren. Außerdem nimmt der Verkauf eine beratende Tätigkeit in Anspruch, denn er steht in direktem Kontakt mit den Kunden und berät diese bei ihren Entscheidungen. Die Erfüllung spezifischer Kundenwünsche steht dabei im Vordergrund.

Die ERP-Software müsste den Kommunikationsfluss erleichtern (da dieser wie gesagt das A und O in einem Betrieb verkörpert), zum einen um eine Zusammenarbeit unter den Abteilungen so einfach wie möglich zu gestalten, und zum anderen um den Kontakt zu Kunden und Lieferanten zu stärken, aufrecht zu erhalten oder neu zu knüpfen. Vom Einkauf werden z.B. die Lagerbestände benötigt, von der Produktion die Zeit, innerhalb der der Auftrag erledigt werden kann und von der Finanzabteilung die Zahlungsmodalitäten.

Weiters sollte das ERP-System ein CRM (Customer Relationship Management) umfassen, das unter anderem die Kundendatenverwaltung und die Zahlungsmodalitäten verwaltet. Damit sollte es uns auch möglich sein, unser Stammkundenpotenzial auszunutzen oder evtl. Aktionen für unsere Kunden zu starten (z.B. Drauf- oder Dreingaben beim Kauf von so und so vielen Tischen…).

Als kleines Zusatz-Feature sollte noch eine ausführliche Terminliste implementiert sein, um ständig über Messen und ähnliche Veranstaltungen auf dem Laufenden zu sein, natürlich um den Kontakt zu den Kunden zu wahren und potenzielle Abnehmer zu werben.

Eine genauere Anforderungsanalyse folgt…

Allgemeines zu Verkauf/Vertrieb

Der Vertriebsbereich, der bei JBBM von Manuela Schallhart geleitet wird, spielt eine Schlüsselrolle in der strategischen Unternehmensplanung und -durchführung. Er ist wesentlicher Teil des Marketing-Mix. Nur klar formulierte Vertriebsziele ermöglichen es, Effizienzkontrollen vornehmen zu können.

Die Aufgaben der Abteilung Verkauf/Vertrieb belaufen sich auf folgende:

• potenzielle Abnehmer identifizieren
• die Kommunikation zu diesen potenziellen Kunden herzustellen
• die Kunden von den eigenen Stärken überzeugen
• eigentlicher Verkauf (Vertragsverhandlungen: Liefer- und Zahlungskonditionen vereinbaren …)
• nach einem Verkaufserfolg die Kunden weiterhin an das Unternehmen zu binden

Bei der Organisation der Vertriebsaktivitäten steht die Wahl der geeigneten Vertriebswege im Vordergrund. Wir bei JBBM betreiben Produktion on demand und passen unsere Produkte den Kundenwünschen an. Deshalb spielt der Direktvertrieb, welchen wir sowohl über Mitarbeiter im eigenen Haus als auch über Außendienstmitarbeiter organisieren, bei uns eine sehr große Rolle.

Die Verkaufsabteilung ist jenes Departement, welches mit den Abnehmern in direktem Kontakt steht und die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden wahrnimmt. Deshalb ist die Kommunikation dieser Abteilung mit allen anderen über ein geeignetes System von größter Wichtigkeit.